Intergriteitscode Woonstichting Stek by Woonstichting Stek

Integriteits code 2023

Integriteitscode (inclusief regeling geschenken en voordelen)

Datum: juli 2022 – revisie maart 2023 Opgesteld door: P&O Datum vastgesteld door MT:

Wat is integriteit en waar gaat het over Integriteit gaat over normen voor gedrag. Over gedrags- en spelregels van wat wel en wat niet mag. Over hoe je je hoort te gedragen en hoe niet. In deze gedragscode is een aantal richtlijnen beschreven. Samen met de in het maatschappelijk verkeer van Stek geldende normen en waarden zijn de richtlijnen voor alle medewerkers (incl. inhuur) een transparant kader. De medewerkers houden zich hieraan bij de uitoefening van hun functie bij Stek. Vanzelfsprekend is geen enkele situatie hetzelfde. Iedere medewerker moet in elke situatie opnieuw beoordelen hoe te handelen binnen de kaders van deze gedragscode. Hiermee wordt (de schijn van) overtreding en belangenverstrengeling voorkomen. Het is belangrijk om het onderwerp regelmatig bespreekbaar te maken. Medewerkers die vragen hebben over wat zij of anderen in een bepaalde situatie moeten doen, overleggen hierover met hun leidinggevende of met de bestuurder. Alle vragen over juistheid van eigen handelen, dan wel over het handelen van anderen, worden direct en discreet en met alle zorg en respect behandeld. Van alle medewerkers van Stek wordt verwacht dat zij handelen volgens deze integriteitscode. Activiteiten Stek en integriteit Stek voert haar activiteiten integer uit, anders gezegd oprecht en open. Altijd met respect voor haar doelstelling en de belangen van degenen met wie zij zaken doet. Uiteraard ook voor de samenleving in het algemeen. De activiteiten hebben alleen betrekking op het zakelijke belang en niet op het persoonlijke belang. Wet- en regelgeving worden nagekomen. Integriteit is van essentieel belang voor de activiteiten van Stek. Dit mag onder geen voorwaarde ondergeschikt zijn aan de resultaten. Medewerkers van Stek realiseren zich dat zij werkzaam zijn bij een organisatie met een maatschappelijke en sociale doelstelling. Zij aanvaarden dit als leidend motief voor de uitoefening van hun werkzaamheden. Geschenken en voordelen (zie ook Regeling omgaan met melden vermoeden misstand of inbreuk artikel 1d.) Verwijderen. Aanvaarden of aanbieden zakelijk onthaal (zoals lunch, diner, borrel – geen vermaak) In het kader van de bedrijfsvoering van Stek wordt, als zakelijk onthaal als onaanvaardbaar beschouwd. Als er twijfel bestaat over de redelijkheid wordt vooraf overlegd met de afdelingsmanager of bestuurder. Het zakelijk karakter moet aanwezig zijn. Als richtlijn geldt hierbij een bedrag van € 50. Het zakelijk onthaal mag alleen plaatsvinden na afronding van het werk. Niet met derden waarmee geen zakelijke relatie bestaat. Sportactiviteiten op uitnodiging relatie Wanneer een uitnodiging is gericht op sportieve activiteiten is sporten de boventoon en niet het onthaal. Steekpenningen aannemen Bij contacten met klanten en leveranciers, waaronder ook overheidsinstanties, verwacht Stek van haar medewerkers dat zij geen steekpenningen of andere zaken van waarde verstrekken of aannemen. Dit om zakelijke of financiële voordelen te behouden of te verlenen. Medewerkers van Stek wijzen iedere vraag of aanbod van steekpenningen of andere zaken van waarde onmiddellijk af en melden dit bij hun manager.

Kleine incidentele geschenken Geschenken (richtlijn ≤ € 50,-) zijn vaak niet in strijd met deze gedragscode en wekken niet de schijn van strijdigheid. Iedere medewerker doet opgave aan zijn manager van de geschenken die zijn ontvangen van klanten, leveranciers of externe derden. De medewerker mag een geschenk na goedkeuring van de leidinggevende behouden. Geschenken die op het privéadres worden bezorgd worden altijd geweigerd (of retour gezonden). Zelfs als deze een waarde hebben van minder dan € 50,-. Een geval van weigering wordt altijd bij de leidinggevende gemeld. De leidinggevende bericht de gever, dat schenkingen op privéadressen nooit zijn toegestaan. Eindejaarsgeschenken die, ondanks een demotiverend beleid hierin, worden aangeboden door relaties, worden niet verloot onder de medewerkers maar geretourneerd of aan een goed doel geschonken. Medewerkers, die in het kader van hun functie een lezing, presentatie of iets dergelijks houden en hiervoor een waardebon of geschenk (≤ € 50,-) ontvangen mogen deze houden. Is de beloning hoger dan € 50,-, dan wordt dit op kosten van Stek op de rekening gestort. Gebruik middelen Stek Medewerkers van Stek gebruiken de ter beschikking gestelde middelen alleen voor de uitoefening van hun functie. Medewerkers gaan met zorg om met de eigendommen van Stek en anderen. Gebruik voor persoonlijk belang is alleen toegestaan na toestemming van de leidinggevende. Beperkt en incidenteel privégebruik van kopieerfaciliteiten is toegestaan, mits niet storend voor de dagelijkse werkzaamheden. Internet- en e-mailgebruik is onderworpen aan een afzonderlijke gedragscode, die is gebaseerd op de standaardregeling van het CNV (zie bijlage). Deze gedragscode maakt deel uit van de integriteitcode. Met het gebruik van de zakelijke mobiele telefoon e.o. voor privédoeleinden wordt zeer terughoudend omgegaan. Een medewerker kan op geen enkele manier ondersteuning verwachten voor nietzakelijk apps, foto’s of andere digitale bestanden op zakelijke devices. Informatie Medewerkers van Stek gaan zorgvuldig om met de beschikbare informatie die uit hoofde van de functie. Dat betekent, dat oneigenlijk gebruik van die kennis niet is toegestaan. Bij het hanteren van die kennis worden bovendien de normale en wettelijke privacyregels in acht genomen. Medewerkers houden geen informatie achter die in het belang van Stek is. Als deze geheim of vertrouwelijk is, vraagt dat om een integere afweging van alle belangen. Beschik je uit andere bronnen over informatie die je niet kenbaar mag maken, meld dat bij je direct leidinggevende. Dan kan besloten worden je tijdelijk van die zaak ‘af te halen’. Medewerkers zorgen dat informatie over Stek, juist wordt bewaard. Onbevoegden mogen er geen kennis van kunnen nemen. Gedrag op kantoor en werkplek Medewerkers van Stek zijn verantwoordelijk voor wat er in en om hun werkplek afspeelt. Voor werkplekken binnen het kantoor en in de bedrijfswagens gelden regels van ‘clean desk’. Dat wil zeggen, dat deze werkplekken steeds na afloop van de werkdag of bij tijdelijke afwezigheid opgeruimd worden achtergelaten. Vertrouwelijke informatie wordt nooit opgeslagen of opgeborgen op plekken die voor onbevoegden toegankelijk zijn.

Stek is een transparante en open organisatie en wil dat graag blijven. Wij geloven niet in geheimhouding en in principe mag iedereen alle stukken zien. Of er moet een goede reden zijn om dit niet toe te laten. Veel informatie binnen Stek is wel privacygevoelig of van financieel-strategische aard. Medewerkers zijn op de hoogte van geldende afspraken, regels en procedures binnen Stek. De medewerker heeft hierin een eigen verantwoordelijkheid de zgn. haalplicht. Wanneer bij de werknemer onduidelijkheid bestaat over geldende afspraken, regels en procedures dan vraagt hij duidelijkheid bij de leidinggevenden. Gebruik van alcoholhoudende dranken en andere verdovende middelen is in werktijd verboden. Binnen het kantoor van Stek is gebruik van alcoholhoudende dranken (ook buiten werktijd) niet toegestaan, tenzij bij daartoe door het management aangewezen gelegenheden, bijvoorbeeld recepties en personeelsfeestjes. In deze gevallen beperkt zich dat tot zwak- alcoholische dranken. Het kantoor van Stek is rookvrij. Roken aan de voorzijde nabij de ingang, is niet toegestaan. In het verlengde daarvan is het medewerkers niet toegestaan om te roken in andere bedrijfsgebouwen van Stek of in woningen van Stek. Strijdigheid van belangen Medewerkers van Stek mijden persoonlijke activiteiten en financiële belangen die nadelig kunnen zijn voor de belangen van Stek. Dan wel kunnen resulteren in loyaliteitsconflicten of strijdige belangen of een effectieve functievervulling in de weg kunnen staan of de schijn van strijdige belangen wekken. Privéconnecties mogen geen invloed hebben op een goede vervulling van de functie of op de onafhankelijkheid. Stek erkent dat haar medewerkers over financiële of zakelijke belangen buiten hun beroepsmatige activiteiten bij Stek mogen beschikken. Zij vraagt van haar medewerkers dat zij bij dergelijke belangen handelen conform de CAO Woondiensten, artikel 2.5. Aanspreekpunt hiervoor is de leidinggevende. Meldingsplicht vooraf geldt voor zakelijke relaties met derden die ook voor Stek werken. Melden overtreding De zogeheten Regeling omgaan met melden vermoeden misstand of inbreuken (voorheen klokkenluiderregeling) is een afzonderlijk document. Niet alleen het niet naleven van de integriteitcode kan leiden tot disciplinaire maatregelen. Dit geldt ook voor het nalaten van een melding door een medewerker op de hoogte is van het feit dat een collega de integriteitregels overtreedt. Evaluatie Dit reglement wordt binnen de gehele organisatie actief gebruikt. Bekend is hoe we in bepaalde situaties om gaan met de regels. Dit reglement wordt regelmatig in een personeelsbijeenkomst of in MT-verband geëvalueerd.

Tijdelijke Modelregeling omgaan met melden (vermoedens) misstand of integriteitsschending, onregelmatigheden en melden inbreuk op het Unierecht (wet bescherming klokkenluiders (Wbk) (Bijlage: integraal onderdeel van de integriteitscode)

Op grond van de Wet bescherming klokkenluiders (Wbk) dienen alle organisaties waar 50 of meer mensen werken een klokkenluidersregeling te hebben (conform artikel 21c van de Wet bescherming klokkenluiders). Volgens de GovernanceCode Woningcorporaties ook alle leden van Aedes. In een klokkenluidersregeling staat hoe de werkgever omgaat met meldingen van een vermoeden van een misstand en mogelijke inbreuken op EU-recht. In de wet staat wat er ten minste in de klokkenluidersregeling moet staan.

Datum: mei 2023 Opgesteld door: P&O Datum vastgesteld door MT: 9 mei 2023 Bijlage: integriteitscode als integraal onderdeel van deze regeling

Inleiding De Wet bescherming klokkenluiders (verder wbk) is per 18 februari 2023 gewijzigd. Deze wet regelt de mogelijkheden en bescherming van werknemers die een misstand willen melden. De wbk geldt voor werknemers, werkgevers of derden die werkzaamheden voor Stek verrichten. Dit betreft huidige, voormalige of toekomstige werkrelaties. Vermoed je een misstand van maatschappelijk belang of inbreuk op EU-recht? Dan kun je dit melden intern bij je organisatie. Dit wordt aangeraden. Een melder kan direct extern melden bij een bevoegde autoriteit. Een andere mogelijkheid is het vermoeden van misstand te melden bij de externe vertrouwenspersonen van Stek. Zij bieden je een veilig meldklimaat. Melders maar ook diegenen die de melder bijstaan worden niet benadeeld. Bij twijfel kun je steeds terecht voor advies bij Het Huis voor klokkenluiders: www.huisvoorklokkenluiders.nl Stek acht het van belang dat medewerkers op adequate en veilige wijze melding kunnen doen van eventuele vermoedens van misstanden in de organisatie. Deze regeling, regeling omgaan met melden vermoeden misstanden en inbreuken, in de volksmond nog altijd bekend als de klokkenluidersregeling is gebaseerd op de modelregeling zoals gepubliceerd is door Aedes, waarbij integriteitsschending en onregelmatigheden in zijn opgenomen. Artikel 1. Begripsbepalingen 1. In deze regeling wordt verstaan onder: a. adviseur: een persoon die uit hoofde van zijn functie een geheimhoudingsplicht heeft en die door een werknemer in vertrouwen wordt geraadpleegd over een vermoeden van een misstand. Liefst is dit de vertrouwenspersoon4; b. afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders: de afdeling advies van het Huis, bedoeld in artikel 3a, lid 2, Wet bescherming klokkenluiders; c. afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders: de afdeling onderzoek van het Huis, bedoeld in artikel 3a, lid 3, Wet bescherming klokkenluiders; d. benadeling: benadeling als bedoeld in artikel 17da van de Wet bescherming klokkenluiders, zoals (niet limitatief): ontslag of schorsing, demotie, het onthouden van bevordering, negatieve beoordeling, schriftelijke berisping, discriminatie, intimidatie, pesterijen of uitsluiting, smaad of laster, voortijdige beëindiging van een overeenkomst voor het leveren van goederen of diensten, dreiging met benadeling en poging tot benadeling; e. betrokken derde: een derde die verbonden is met een melder en die kan worden benadeeld door de werkgever van de melder of een persoon of organisatie waarmee de melder anderszins in een werkgerelateerde context verbonden is, en een rechtspersoon die eigendom is van de melder, waarvoor de melder werkt of waarmee de melder anderszins werkgerelateerd verbonden is;5 f. bevoegde autoriteit: organisatie als bedoeld in artikel 2c van de Wet bescherming klokkenluiders die kan zorgdragen voor de ontvangst en opvolging van een melding, zoals (niet limitatief) het Huis voor klokkenluiders, de Autoriteit Consument en Markt, de Autoriteit Financiële Markten en de Autoriteit persoonsgegevens; 1 Gecursiveerde woorden zijn facultatief (en kunnen worden weggelaten). 2 In artikel 2 van de Wet bescherming klokkenluiders staan meer eisen ten aanzien van de inhoud van een klokkenluidersregeling dan in artikel 2 van de 'oude' Wet Huis voor Klokkenluiders. Dat brengt met zich mee dat organisaties hun klokkenluidersregeling moeten aanpassen aan de eisen van Wet bescherming klokkenluiders. Dat hoeft door private werkgevers - zoals toegelaten instellingen - met 50 tot 249 werknemers niet meteen te gebeuren: zij moeten ervoor zorgen dat hun klokkenluidersregeling uiterlijk 17 december 2023 is aangepast aan de nieuwe eisen. Dat volgt uit artikel 21c van de Wet bescherming klokkenluiders. 3 Dat volgt uit artikel 2 lid 7 van de Wet bescherming klokkenluiders. 4 In de Wet bescherming klokkenluiders is vastgelegd dat de werknemer de mogelijkheid heeft om een adviseur in vertrouwen te raadplegen over een vermoeden van een misstand. De adviseur moet een persoon zijn die een geheimhoudingsplicht heeft. Hieronder vallen in ieder geval de vertrouwenspersoon, een adviseur van de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders, een advocaat, een jurist van een vakbond, een jurist van een rechtsbijstandsverzekeraar en een bedrijfsarts. 5 Een betrokken derde kan een collega zijn of familielid die in een werkgerelateerde context verbonden is met een melder, maar ook een rechtspersoon die eigendom is van de melder, waarvoor de melder werkt of waarmee de melder anderszins werkgerelateerd verbonden is.

g. degene die een melder bijstaat: een natuurlijke persoon of rechtspersoon die een melder adviseert in het meldingsproces in een werkgerelateerde context en wiens advisering vertrouwelijk is;7 i. externe instantie: een instantie waar het vermoeden van een misstand kan worden gemeld, een instantie die is belast met de opsporing van strafbare feiten, een instantie die is belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens enig wettelijk voorschrift, het Huis voor klokkenluiders, het Meldpunt Integriteit Woningcorporaties (MIW) van de Autoriteit Woningcorporaties; j. externe vertrouwenspersoon: onafhankelijke functionaris in de zin van de Wet bescherming klokkenluiders die door de werkgever is aangewezen om bij de organisatie van de werkgever te fungeren als degene aan wie een melding van een vermoeden van een misstand kan worden gedaan, en die zorgvuldige opvolging kan geven aan een bij hem gedane melding.8 Deze functionaris vervult naast de functie van externe vertrouwenspersoon geen andere (formele) functies binnen de organisatie van werkgever; k. hoogste leidinggevende: het orgaan of de persoon die de dagelijkse leiding heeft over de organisatie van de werkgever9; l. hoogste verantwoordelijke: het interne toezichtorgaan of als de organisatie van de werkgever geen intern toezichtorgaan heeft, de hoogste leidinggevende; m. melder: een natuurlijke persoon die in de context van zijn werkgerelateerde activiteiten een vermoeden van een misstand meldt of openbaar maakt of een onregelmatigheid meldt op grond van deze regeling10; n. melding: de melding van een vermoeden van een misstand of integriteitsschending op grond van deze regeling; o. misstand: a. een schending of een gevaar voor schending van het Unierecht11; b. een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang12 in het geding is bij: i. een schending of een gevaar voor schending van een wettelijk voorschrift waaronder een (dreigend) strafbaar feit – of een schending of gevaar voor schending van interne regels die een concrete verplichting inhouden en die op grond van een wettelijk voorschrift door de werkgever zijn vastgesteld; ii. een gevaar voor de volksgezondheid; iii. een gevaar voor de veiligheid van personen; iv. een gevaar voor de aantasting van het milieu; v. een gevaar voor het goed functioneren van de organisatie als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten; vi. (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over de onder i t/m v hierboven genoemde feiten.

6 De Wet bescherming klokkenluiders schrijft het aanstellen van een contactpersoon niet voor. Het opnemen van een bepaling daarover is dus optioneel. Vooral in wat grotere, complexe organisaties is het aanstellen van een contactpersoon voor het tegengaan van benadeling van de melder aan te bevelen. 7 “Degene die een melder bijstaat” kan bijvoorbeeld de vertrouwensadviseur binnen een organisatie of een vakbondsvertegenwoordiger zijn. 8 De Wet bescherming klokkenluiders bepaalt dat in de klokkenluidersregeling moet worden vastgelegd bij welke onafhankelijke functionaris/ functionarissen het vermoeden van een misstand kan worden gemeld. In dit modelreglement is gekozen voor de term “externe vertrouwenspersoon”. Deze onafhankelijke functionaris is een andere functionaris dan de interne vertrouwenspersoon. 9 De hoogste leidinggevende, ofwel het orgaan of de persoon die de (dagelijkse) leiding heeft over de organisatie van de werkgever, is vaak de Raad van Bestuur, directie of directeur van de organisatie van de werkgever. 10 Het begrip “melder” is in de Wet bescherming klokkenluiders veel breder dan in de ‘oude’ Wet Huis voor klokkenluiders, toen in principe alleen de werknemer een melding kon doen. In de nieuwe regeling van de Wet bescherming klokkenluiders kunnen naast de werknemer ook andere personen een melding doen, als zij activiteiten verrichten voor een werkgever, zoals zzp-ers, aannemers en onderaannemers, sollicitanten, leveranciers en bestuurders.

p. q. r. s.

Het maatschappelijk belang is in ieder geval in het geding indien de handeling of nalatigheid niet enkel persoonlijke belangen raakt en er sprake is van oftewel een patroon of structureel karakter dan wel de handeling of nalatigheid ernstig of omvangrijk is; onderzoekers: degenen aan wie de hoogste leidinggevende het onderzoek naar de misstand opdraagt; opvolging: optreden van de werkgever om de juistheid van de gedane melding na te gaan en zo nodig nader onderzoek te doen of maatregelen te treffen; richtlijn: Richtlijn (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 (PbEU 2019, L 305); schending van het Unierecht: handeling of nalatigheid die: a. onrechtmatig is en betrekking heeft op Uniehandelingen en beleidsterreinen die binnen het in artikel 2 van de Richtlijn bedoelde materiële toepassingsgebied vallen, of b. het doel of de toepassing ondermijnt van de regels in de Uniehandelingen en beleidsterreinen die binnen artikel 2 van de Richtlijn bedoelde materiële toepassingsgebied vallen;13 vermoeden van een integriteitsschending: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een onvolkomenheid of ongerechtigheid van algemene, operationele of financiële aard die plaatsvindt onder verantwoordelijkheid van de organisatie en zodanig ernstig is dat deze buiten de reguliere werkprocessen valt en de verantwoordelijkheid van de direct leidinggevende overstijgt14; onregelmatigheden: fouten in uitvoering, structuren, processen of procedures binnen de organisatie die zo ernstig zijn dat ze de verantwoordelijkheid van de direct leidinggevende overstijgen. vermoeden van een misstand: het vermoeden van een melder dat binnen de organisatie waarin hij werkt of heeft gewerkt of bij een andere organisatie indien hij door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand voor zover het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden15, die voortvloeien uit de kennis die de melder bij zijn werkgever heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de melder heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie;

11 Het gaat hierbij over onderwerpen waarover de EU richtlijnen of verordeningen heeft opgesteld, zoals (niet limitatief) overheidsopdrachten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering, bescherming van het milieu, volksgezondheid, en bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens. 12 Wanneer bij een misstand het maatschappelijk belang in het geding is, kan niet in zijn algemeenheid worden gezegd en zal van geval tot geval moeten worden bekeken. Het gaat hier in principe om situaties die het niveau van een of enkele persoonlijke gevallen overstijgen, bijvoorbeeld doordat sprake is van een zekere mate van ernst of omvang of van een structureel karakter. Ter illustratie: Een diefstal van enkele zaken door één individu is nog geen misstand waarbij het maatschappelijk belang in het geding is. Het maatschappelijk belang kan echter wel in het geding komen als het gaat om meerdere diefstallen of dure zaken, zeker als de diefstallen worden gepleegd door werknemers die juist tot taak hebben die goederen te bewaken of als de diefstallen door de leiding van het bedrijf worden gedoogd of de leiding zelf deelt in de buit. 13 Zie noot 11. 14 Ten opzichte van de Wet bescherming klokkenluiders is aan deze modelregeling de mogelijkheid toegevoegd om intern melding te doen van een vermoeden van een onregelmatigheid. Deze toevoeging is optioneel. Een onregelmatigheid is minder ernstig van aard dan een misstand. Bij een onregelmatigheid gaat het om een onvolkomenheid of ongerechtigheid die niet zo ernstig is dat daarbij het maatschappelijk belang in het geding is. De mogelijkheid intern melding te doen van een vermoeden van een onregelmatigheid is toegevoegd: - omdat het in het belang is van zowel werkgever als werknemers indien werknemers hier intern melding van kunnen doen, zodat de werkgever in staat wordt gesteld het betreffende probleem op te lossen; en - omdat het in overeenstemming is met het recht op vrije meningsuiting op de werkvloer dat de werkgever een werknemer die intern melding wil doen van een vermoede onregelmatigheid daar de mogelijkheid toe biedt en hem beschermt tegen benadeling in zijn arbeidspositie. Indien de melding alleen betrekking heeft op een vermoeden van een onregelmatigheid en niet op een vermoeden van een misstand, voorziet deze regeling niet in de mogelijkheid een externe melding te doen. 15 Het vermoeden van een misstand moet gebaseerd zijn op redelijke gronden. Dat betekent dat de melder niet hoeft te bewijzen dat sprake is van een misstand, maar hij moet zijn vermoeden wel enigszins kunnen onderbouwen. Het vermoeden moet voldoende concreet zijn en zijn gebaseerd op eigen waarneming of documenten (bijvoorbeeld e-mails, verslagen, brieven, foto’s, etc.). Verhalen van horen zeggen zijn bijvoorbeeld niet voldoende.

vertrouwenspersoon: degene die door de werkgever is aangewezen om als zodanig voor de organisatie van de werkgever te fungeren16; w. werkgever: Woonstichting Stek, welke krachtens arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht arbeid laat verrichten of heeft laten verrichten dan wel anders dan uit dienstbetrekking arbeid laat verrichten of heeft laten verrichten; x. werkgerelateerde context: toekomstige, huidige of vroegere werkgerelateerde activiteiten in de publieke of private sector waardoor, ongeacht de aard van die werkzaamheden, personen informatie kunnen verkrijgen over misstanden en waarbij die personen te maken kunnen krijgen met benadeling indien zij dergelijke informatie zouden melden;17 y. werknemer: degene die krachtens arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht arbeid verricht dan wel degene die anderszins in een ondergeschiktheidsrelatie tegen een vergoeding arbeid verricht18. 2. Daar waar in deze regeling de hij-vorm wordt gebruikt, dient mede de zij-vorm te worden gelezen. Artikel 2. Informatie, advies en ondersteuning voor de werknemer 1. Een werknemer kan een adviseur in vertrouwen raadplegen over een vermoeden van een integriteitsschending en/of onregelmatigheid en/of misstand. 2. In overeenstemming met lid 1 kan de werknemer de vertrouwenspersoon verzoeken om informatie, advies en ondersteuning inzake het vermoeden van een integriteitsschending en/of onregelmatigheid en/of misstand. 3. In overeenstemming met lid 1 kan de werknemer ook de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders verzoeken om informatie, advies en ondersteuning inzake het vermoeden van een misstand. Artikel 3. Melding van een vermoeden van een misstand 1. Een werknemer met een vermoeden van een misstand, integriteitsschending of onregelmatigheid binnen de organisatie van de werkgever kan een vermoeden van een misstand melden bij de externe vertrouwenspersoon. De externe vertrouwenspersoon geeft zorgvuldige opvolging geven aan die melding. 2. Een werknemer met een vermoeden van een misstand of integriteitsschending binnen de organisatie van de werkgever kan daarvan ook melding doen bij iedere leidinggevende die binnen de organisatie hiërarchisch een hogere positie bekleedt dan hij. Indien de werknemer een redelijk vermoeden heeft dat de hoogste leidinggevende bij de vermoede misstand of onregelmatigheid betrokken is, kan hij de melding ook bij het interne toezichtsorgaan doen. In dat geval dient in deze regeling voor “de hoogste leidinggevende”.

16 Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is op grond van de Wet bescherming klokkenluiders niet verplicht. Afhankelijk van de aard en omvang van de organisatie kan de werkgever een interne vertrouwenspersoon en/of een externe vertrouwenspersoon kiezen 17 Onder “werkgerelateerde context” vallen allerlei werksituaties. Daaronder vallen niet alleen werknemers, ambtenaren, zzp’ers, stagiairs, vrijwilligers en uitzendkrachten, maar ook (personen die werken onder verantwoordelijkheid van) leveranciers, aannemers en onderaannemers en personen in leidinggevende organen, zoals leden van een raad van commissarissen. Daaronder vallen ook “vroegere” werkrelaties (zoals oud-werknemers) en “toekomstige” werkrelaties (zoals sollicitanten). 18 Onder werknemer die ‘anderszins in een ondergeschiktheidsrelatie tegen een vergoeding arbeid verricht’ vallen in ieder geval stagiaires en vrijwilligers (mits zij een vergoeding ontvangen voor hun werkzaamheden).

3. De werknemer kan het vermoeden van een misstand of integriteitsschending of onregelmatigheid binnen de organisatie van de werkgever ook melden via de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon stuurt de melding, in overleg met de werknemer, door naar de hoogste leidinggevende als bedoeld in het vorige lid, respectievelijk het interne toezichtsorgaan. 4. Een werknemer kan in ieder geval op de volgende wijze een melding doen: 1°. Schriftelijk; 2°. Mondeling via de telefoon of andere spraakberichtsystemen, of 3°. Op zijn verzoek binnen een redelijke termijn door middel van een gesprek op een locatie. 5. De werkgever registreert een melding bij de ontvangst ervan in een daarvoor ingericht register. Artikel 4. Interne melding door een persoon die geen werknemer van de werkgever is 1. Een natuurlijke persoon die in de context van zijn werkgerelateerde activiteiten met de organisatie van de werkgever in aanraking is gekomen, en een vermoeden heeft van een misstand, integriteitsschending of onregelmatigheid binnen de organisatie van de werkgever kan daarvan melding doen bij de externe vertrouwenspersoon en bij iedere leidinggevende die binnen de organisatie van de werkgever hiërarchisch een gelijke of een hogere positie bekleedt dan hij. Indien de melder een redelijk vermoeden heeft dat de hoogste leidinggevende bij de vermoede misstand betrokken is, kan hij de melding ook bij de hoogst verantwoordelijke doen. 2. De melder kan het vermoeden van een misstand binnen de organisatie van de werkgever ook melden via de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon stuurt de melding, in overleg met de melder, door naar de hoogst leidinggevende. Artikel 5. Bescherming van de melder tegen benadeling 1. De werkgever zal de melder, degene die de melder bijstaat, een betrokken derde of een onafhankelijke functionaris niet benadelen in verband met het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand of integriteitsschending of onregelmatigheid aan de werkgever, aan een bevoegde autoriteit of aan een bestuursorgaan, instellingen of instanties van de Europese Unie, of in verband met het openbaar maken van die melding.19 2. Omkering van bewijslast. Dit betekent dat werkgever in een gerechtelijke procedure moet bewijzen dat er geen sprake is van benadeling van de melder, wanneer de melder stelt te zijn benadeeld vanwege zijn melding. 3. Melders worden gevrijwaard van gerechtelijke procedures. 4. Onder benadeling als bedoeld in lid 1 wordt mede20 verstaan het nemen van een benadelende maatregel, zoals: a. het tussentijds beëindigen of het niet verlengen van een tijdelijk dienstverband; b. het niet omzetten van een tijdelijk dienstverband in een vast dienstverband; c. het treffen van een disciplinaire maatregel; d. het opleggen van een onderzoeks-, spreek-, werkplek- en/of contactverbod aan de melder of collega’s van de melder, e. de opgelegde benoeming in een andere functie; f. het uitbreiden of beperken van de taken van de melder, anders dan op eigen verzoek; 19 Het zorgen voor een goede bescherming van de melder tegen benadeling is een van de basisvoorwaarden voor het goed en zorgvuldig omgaan met het melden van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid. 20 Deze lijst is een aanvulling op de omschrijving van het begrip “benadeling” in artikel 1 onderdeel d van deze modelregeling en is niet-limitatief.

g. h. i. j.

het verplaatsen of overplaatsen van de melder, anders dan op eigen verzoek; het weigeren van een verzoek tot het verplaatsen of overplaatsen van de melder; het wijzigen van de werkplek of het weigeren van een verzoek daartoe; het onthouden van salarisverhoging, incidentele beloning, bonus, of toekenning van vergoedingen; k. het onthouden van promotiekansen; l. het niet accepteren van een ziekmelding, of het de werknemer als ziek geregistreerd laten. m. het afwijzen van een verlofaanvraag; n. het verlenen van verlof, anders dan op eigen verzoek; Van benadeling als bedoeld in lid 1 is ook sprake als een redelijke grond aanwezig is om de melder aan te spreken op zijn functioneren of een benadelende maatregel als bedoeld in lid 2 jegens hem te nemen, maar de maatregel die de werkgever neemt niet in redelijke verhouding tot staat tot die grond. Indien de werkgever jegens de melder binnen afzienbare tijd na het doen van een melding overgaat tot het nemen van een benadelende maatregel als bedoeld in lid 2, motiveert hij waarom hij deze maatregel nodig acht en dat deze maatregel geen verband houdt met het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid. De werkgever draagt er zorg voor dat leidinggevenden en collega’s van de melder zich onthouden van iedere vorm van benadeling in verband met het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand, integriteitsschending of of integriteitsschending, die het professioneel of persoonlijk functioneren van de melder belemmert. Hieronder wordt in ieder geval verstaan: a. het negeren van de melder; b. het maken van ongefundeerde of buitenproportionele verwijten ten aanzien van het functioneren van de melder; c. het feitelijk opleggen van een onderzoeks-, spreek-, werkplek- en/of contactverbod aan de melder of collega’s van de melder, op welke wijze dan ook geformuleerd. d. Het intimideren van de melder door te dreigen met bepaalde maatregelen of gedragingen als hij zijn melding doorzet. De werkgever spreekt werknemers die zich schuldig maken aan benadeling van de melder daarop aan en kan hen een waarschuwing of een disciplinaire maatregel opleggen.

Artikel 6. Het tegengaan van benadeling van de melder 1. De op de voet van artikel 8 lid 6 aangewezen vertrouwenspersoon bespreekt onverwijld, samen met de melder, welke risico’s op benadeling aanwezig zijn, op welke wijze die risico’s kunnen worden verminderd en wat de werknemer kan doen als hij van mening is dat sprake is van benadeling. 2. Indien de melder van mening is dat sprake is van benadeling, kan hij dat onverwijld bespreken met de contactpersoon. De contactpersoon draagt zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De contactpersoon stuurt het verslag onverwijld door aan de hoogste leidinggevende. De melder ontvangt hiervan een afschrift. 3. De hoogste leidinggevende draagt er zorg voor dat maatregelen die nodig zijn om benadeling tegen te gaan worden genomen.

Artikel 7. Vertrouwelijke omgang met de melding en de identiteit van de melder 1. De werkgever draagt er zorg voor dat de informatie over de melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor diegenen die bij de behandeling van deze melding betrokken zijn. 2. Al diegenen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn maken de identiteit van de melder niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de melder en gaan met de informatie over de melding vertrouwelijk om. 3. Indien het vermoeden van een misstand, integriteitsschending of is gemeld via de vertrouwenspersoon en de melder geen toestemming heeft gegeven zijn identiteit bekend te maken, wordt alle correspondentie over de melding verstuurd aan de vertrouwenspersoon en stuurt de vertrouwenspersoon dit onverwijld door aan de melder. 4. Al diegenen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn maken de identiteit van de adviseur niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de melder en de adviseur. Artikel 8. Vastlegging, doorsturen en ontvangstbevestiging van de interne melding21 1. Meldingen als opgenomen onder artikel 1 worden op een goede manier geregistreerd. De gegevens over een melding mag niet langer opgeslagen worden dan nodig is om aan de weten regelgeving te voldoen. a. Als de melding wordt gedaan via de telefoon of een ander spraaksysteem, moet de melding geregistreerd worden door het gesprek op te nemen en als zodanig op te slaan of door een nauwkeurige schriftelijke weergave (transcriptie) van het gesprek op te slaan. Dit kan alleen door vooraf toestemming te vragen aan de melder en deze moet toestemming geven. b. Wordt er een schriftelijke weergave opgeslagen, dan moet de melder de kans krijgen om de schriftelijke weergave te controleren, eventueel te corrigeren en goed te keuren. 2. Indien de melder de melding van een vermoeden van een misstand, integriteitsschending of onregelmatigheid mondeling bij de externe vertrouwenspersoon of een leidinggevende doet of een schriftelijke melding van een mondelinge toelichting voorziet, draagt de externe vertrouwenspersoon respectievelijk deze leidinggevende, in overleg met de melder, zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt hiervan een afschrift. 3. De externe vertrouwenspersoon of de leidinggevende bij wie de melding is gedaan stuurt de melding onverwijld door aan de hoogste leidinggevende binnen de organisatie van de werkgever. 4. Indien de melder of de leidinggevende bij wie de melding is gedaan een redelijk vermoeden hebben dat de hoogst leidinggevende bij de vermoede misstand, integriteitsschending of onregelmatigheid betrokken is, stuurt de leidinggevende de melding onverwijld door aan de hoogst verantwoordelijke binnen de organisatie van de werkgever. In dat geval dient in deze regeling voor “de hoogste leidinggevende” verder “de Raad van Commissarissen” te worden gelezen. 21 Het is verplicht om vast te leggen hoe met een melding wordt omgegaan; ook is het verplicht om vast te leggen dat de melder binnen zeven dagen na ontvangst van diens melding een ontvangstbevestiging krijgt. Het is echter niet verplicht de in dit artikel beschreven procedure volledig over te nemen.

5. De hoogste leidinggevende stuurt de melder onverwijld, en in ieder geval binnen zeven dagen na ontvangst van diens melding, een bevestiging dat de melding is ontvangen. De ontvangstbevestiging bevat in ieder geval een zakelijke beschrijving van de melding, de datum waarop deze is ontvangen en een afschrift van de melding. 6. Na ontvangst van de melding wijst de hoogste leidinggevende, in overleg met de melder, onverwijld een contactpersoon aan met het oog op het tegengaan van benadeling. Artikel 9. Behandeling van de interne melding door de werkgever22 De termijn van informatie over de vervolgstappen gebeurt binnen 3 maanden na de ontvangstbevestiging. 1. De hoogste leidinggevende stelt een onderzoek in naar het gemelde vermoeden van een Misstand, integriteitsschening of onregelmatigheid, tenzij: a. het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden, of b. op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een misstand, integriteitsschending of. 2. Indien de hoogste leidinggevende besluit geen onderzoek in te stellen, informeert hij de melder daar binnen twee weken na de interne melding schriftelijk over. Daarbij wordt tevens aangegeven op grond waarvan de hoogste leidinggevende van oordeel is dat het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden, of dat op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een misstand, integriteitsschending of. 3. De hoogste leidinggevende beoordeelt of een externe instantie van de interne melding van een vermoeden van een misstand op de hoogte moet worden gebracht. Indien de werkgever een externe instantie op de hoogte stelt, stuurt de hoogste leidinggevende de melder hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan23. 4. De hoogste leidinggevende draagt het onderzoek op aan onderzoekers die onafhankelijk en onpartijdig zijn, en laat het onderzoek in ieder geval niet uitvoeren door personen die mogelijk betrokken zijn of zijn geweest bij de vermoede misstand, integriteitsschending of. 5. De hoogste leidinggevende informeert de melder onverwijld schriftelijk dat een onderzoek is ingesteld en door wie het onderzoek wordt uitgevoerd. De hoogst leidinggevende stuurt de melder daarbij een afschrift van de onderzoeksopdracht, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan. 6. De hoogste leidinggevende informeert de personen op wie een melding betrekking heeft over de melding en over het op de hoogte brengen van een externe instantie zoals bedoeld in lid 3, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad. Artikel 10. De uitvoering van het onderzoek24 1. De onderzoekers stellen de melder in de gelegenheid te worden gehoord. De onderzoekers dragen zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en leggen deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt hiervan een afschrift. 2. De onderzoekers kunnen ook anderen horen. De onderzoekers dragen zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en leggen deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan degene die gehoord is. Degene die gehoord is ontvangt hiervan een afschrift. 3. De onderzoekers kunnen binnen de organisatie van de werkgever alle documenten inzien en opvragen die zij voor het doen van het onderzoek redelijkerwijs nodig achten. 4. Werknemers mogen de onderzoekers alle documenten verstrekken waarvan zij het redelijkerwijs nodig achten dat de onderzoekers daar in het kader van het onderzoek kennis van nemen. 22 Het is verplicht om vast te leggen hoe met een melding wordt omgegaan. Het is echter niet verplicht deze procedure over te nemen. 23 Bij de afweging of daar sprake van is, zal de werkgever moeten meewegen: - dat de melder een gerechtvaardigd belang heeft om na te kunnen gaan of de kennisgeving aan de externe instantie goed en zorgvuldig geschiedt, en - dat de melder een geheimhoudingsplicht heeft tegenover de werkgever en de werkgever van de melder mag verwachten dat hij met alle gegevens en documenten die verband houden met de melding zorgvuldig omgaat. 24 Het is verplicht om vast te leggen hoe met een melding wordt omgegaan. Het is echter niet verplicht deze procedure over te nemen.

5. De onderzoekers stellen een concept onderzoeksrapport op en stellen de melder in de gelegenheid daar opmerkingen bij te maken, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan. 6. De onderzoekers stellen vervolgens het onderzoeksrapport vast. Zij sturen de melder hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan. Artikel 11. Standpunt van de werkgever25 1. De hoogste leidinggevende informeert de melder binnen acht weken na de melding26 schriftelijk over het inhoudelijk standpunt met betrekking tot het gemelde vermoeden van een missstand of onregelmatigheid. Daarbij wordt tevens aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid dan wel zal leiden. 2. Indien duidelijk wordt dat het standpunt niet binnen de gestelde termijn kan worden gegeven, informeert de hoogste leidinggevende de melder daar schriftelijk over. Daarbij wordt aangegeven binnen welke termijn de melder het standpunt tegemoet kan zien. Indien de totale termijn daardoor meer dan twaalf weken bedraagt, wordt daarbij tevens aangegeven waarom een langere termijn noodzakelijk is. 3. Na afronding van het onderzoek beoordeelt de hoogste leidinggevende of een externe instantie van de interne melding van een vermoeden van een misstand en van het onderzoeksrapport en het standpunt van de werkgever op de hoogte moet worden gebracht. Indien de werkgever een externe instantie op de hoogte stelt, stuurt hij de melder hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan. 4. De personen op wie de melding betrekking heeft, worden in overeenkomstige zin geïnformeerd als de melder op grond van lid 1 t/m 3, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad. Artikel 12. Hoor en wederhoor ten aanzien van onderzoeksrapport en standpunt werkgever 1. De werkgever stelt de melder in de gelegenheid op het onderzoeksrapport en het standpunt van de werkgever te reageren. 2. Indien de melder in reactie op het onderzoeksrapport of het standpunt van de werkgever onderbouwd aangeeft dat het vermoeden van een onregelmatigheid, integriteitsschending of misstand niet daadwerkelijk of niet deugdelijk is onderzocht of dat in het onderzoeksrapport of het standpunt van de werkgever sprake is van wezenlijke onjuistheden, reageert de werkgever hier inhoudelijk op en stelt hij zo nodig een nieuw of aanvullend onderzoek in. Op dit nieuwe of aanvullende onderzoek zijn artikel 9 t/m 12 van overeenkomstige toepassing. 3. Indien de werkgever een externe instantie op de hoogte brengt of heeft gebracht, stuurt hij ook de hiervoor bedoelde reactie van de melder op het onderzoeksrapport en het standpunt van de werkgever aan die externe instantie toe. De melder ontvangt hiervan een afschrift. Artikel 13. Intern en extern onderzoek naar benadeling van de melder 1. De melder die meent dat sprake is van benadeling in verband met het doen van een melding van een vermoeden van een misstand, kan de hoogste leidinggevende verzoeken om onderzoek te doen naar de wijze waarop er binnen de organisatie met hem wordt omgegaan. Dit is ook van toepassing bij vermoedens van integriteitsschending of onregelmatigheden. 2. De artikelen 10 t/m 13 zijn van overeenkomstige toepassing. 25 Het is verplicht om vast te leggen dat binnen een redelijke termijn - van ten hoogste drie maanden na verzending van de ontvangstbevestiging van de melding - aan de melder informatie wordt verstrekt over de beoordeling van de melding en de opvolging van de melding. Het is echter niet verplicht de in dit artikel beschreven procedure volledig over te nemen. 26 De termijn waarbinnen de informatie over de beoordeling van de melding moet worden verstrekt aan de melder bedraagt ten hoogste 3 maanden na verzending van de ontvangstbevestiging van de. Er mag een kortere termijn in de regeling worden vastgelegd. Een langere termijn dan drie maanden is niet toegestaan.

3. De melder kan ook de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders verzoeken om een onderzoek in te stellen naar de wijze waarop de werkgever zich jegens hem heeft gedragen naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand. Artikel 14. Publicatie, rapportage en evaluatie 1. De hoogste leidinggevende draagt er zorg voor dat deze regeling wordt gepubliceerd op het intranet en openbaar wordt gemaakt op de website van de werkgever27. 2. De hoogste leidinggevende stelt jaarlijks een rapportage op over het beleid aangaande het omgaan met het melden van vermoedens van misstanden en onregelmatigheden en de uitvoering van deze regeling. Deze rapportage bevat in ieder geval: a. informatie over de in het afgelopen jaar gevoerde beleid aangaande het omgaan met het melden van vermoedens van misstanden en onregelmatigheden en het in het komende jaar te voeren beleid op dit vlak; b. informatie over het aantal meldingen en een indicatie van de aard van de meldingen, de uitkomsten van de onderzoeken en de standpunten van de werkgever; c. algemene informatie over de ervaringen met het tegengaan van benadeling van de melder; d. informatie over het aantal verzoeken om onderzoek naar benadeling in verband met het doen van een melding van een vermoeden van een misstand of integriteitsschending of onregelmatigheid en een indicatie van de uitkomsten van de onderzoeken en de standpunten van de werkgever. 3. De hoogste leidinggevende stuurt het concept voor de in het vorige lid bedoelde rapportage ter bespreking aan de Ondernemingsraad, waarna dit in een overlegvergadering met de Ondernemingsraad wordt besproken. 4. De hoogste leidinggevende stelt de Ondernemingsraad in de gelegenheid zijn standpunt over het beleid aangaande het omgaan met het melden van vermoedens van misstanden en onregelmatigheden, de uitvoering van deze regeling, en de rapportage kenbaar te maken. De hoogste leidinggevende draagt zorg voor verwerking van het standpunt van de Ondernemingsraad in de rapportage, en legt deze verwerking ter goedkeuring aan de Ondernemingsraad voor. Artikel 15. Inwerkingtreding regeling en intrekking vigerende regeling 1. Deze tijdelijke regeling treedt vanaf 9 mei 2023 tot medio 2024 in werking. 2. Deze regeling wordt aangehaald als de regeling voor het melden van een vermoeden van een misstand, integriteitsschending of bij Woonstichting Stek, of kortweg regeling omgaan met melden vermoeden misstand, integriteitsschending of Woonstichting Stek. 3. De regeling melden van misstanden, integriteitsschending of onregelmatigheid wordt per 9 mei ingetrokken nadat een voorgenomen besluit door het MT is genomen. 27 Op grond van de Wet bescherming klokkenluiders is de werkgever verplicht aan de personen die bij hem werken, een schriftelijke of elektronische opgave te verstrekken van de procedure voor het omgaan met het melden van een vermoeden van een misstand binnen zijn organisatie. Ex-werknemers, werknemers van de werkgever die anders dan uit dienstbetrekking arbeid verrichten en werknemers van een andere organisatie hebben echter meestal geen toegang (meer) tot het intranet van de werkgever. Daarom schrijft deze regeling ook het openbaar maken van de regeling op de website van de werkgever voor.

Beleid ongewenst gedrag (integraal onderdeel van de integriteitscode)

Datum: juli 2022 – revisie maart 2023 Opgesteld door: P&O Datum vastgesteld door MT:

Stek wil een prettig en veilig werkklimaat bieden. Daarbij hoort dat de medewerkers elkaar collegiaal en met respect behandelen. In de omgang verschilt een collega niet van een klant. Opmerkingen bij de omgang met klanten zijn hier ook van toepassing. Hierbij hoort het herkennen en respecteren van de grens van je medemens en het kritisch kijken naar eigen gedrag en dat van je collega. Discriminatie, agressie, pesten en (seksuele) intimidatie zijn vormen van ongewenst gedrag en worden niet getolereerd. Omgang medewerkers Stek met klanten en collega’s Medewerkers van Stek, maar ook relaties die namens Stek optreden of bezoeken, zijn zich ervan bewust dat zij werkzaamheden verrichten in het belang van de maatschappelijke functie van Stek. Dit in het algemeen, en van de klanten in het bijzonder. Dat betekent dat professioneel gedrag verwacht wordt. Over onze huurders/klanten en collega’s wordt altijd respectvol gesproken, ongeacht hun afkomst, religie, etniciteit, seksuele geaardheid of politieke overtuiging, binnen én buiten werktijd. Medewerkers van Stek spreken elkaar aan op ongewenst of niet integer gedrag. Dat is onderdeel van integer handelen. Het is niet altijd gemakkelijk, maar ongewenst gedrag kan de sfeer negatief beïnvloeden. Het is beter om mét elkaar te praten dan óver elkaar. De basis voor ons gedrag zijn onze kernwaarden: Gewoon bijzonder Met elkaar maken we iets bijzonders: fijne plekken om te wonen, te leven, te groeien. Een (t)huis is noodzakelijk voor een ‘gewoon’ leven, maar van grote waarde. Júist voor wie dat niet makkelijk is. Wat wij doen is voor ons gewoon, voor de huurder willen wij bijzonder zijn. Dichtbij We staan dichtbij onze huurders, onze partners en ons werkgebied. We kennen hen goed en weten wat er speelt. Onze woningen zijn van ons én van onze huurders. Daar zorgen we dus ook samen voor. We zijn toegankelijk, benaderbaar, vertrouwen elkaar. We helpen, we leven en denken mee. We staan ook dicht bij onszelf: bij het werk dat we graag doen en belangrijk vinden. We zijn oprecht betrokken en zoeken naar passende (maatwerk) oplossingen. Open We staan open: we luisteren, zijn echt geïnteresseerd, aanspreekbaar, kunnen kritiek verdragen en zijn veranderbereid. We werken in gelijkwaardigheid, waarderen en stimuleren diversiteit, zien de mens achter het gedrag en wachten met oordelen. En we zijn open: we vertellen wat we (gaan) doen en waarom. We zijn transparant over wat goed ging en wat niet, en duidelijk over wat wel en niet kan. Verantwoordelijk We nemen verantwoordelijkheid en tonen eigenaarschap. We dragen bij aan duurzame leefomgevingen voor huidige en toekomstige generaties. We zeggen wat we doen, doen wat we zeggen, houden ons aan afspraken. We doen het goede en dat doen we goed. We geven richting en ruimte. We houden sociaal en zakelijk goed in balans. We zijn daadkrachtig en komen tot resultaten.

Nieuw We dragen bij aan een nieuwe start voor onze klanten en gaan nieuwe verbindingen aan. We vernieuwen onze woningen en onszelf. We zijn een nieuwe organisatie, met nieuw elan, energie en frisse blik. We willen ook ‘nieuw’ blijven: we innoveren verantwoord, ontwikkelen onze creativiteit, verkennen grenzen, willen vooruit, gaan uitdagingen aan. Elke medewerker draagt, in algemene zin, bij aan de realisatie van de organisatiedoelstellingen. Dit door zijn/haar eigen functie en rollen naar eer en geweten te vervullen. Als dat nodig is collega’s te vervangen en ondersteunen. Deze waarden kunnen we vertalen in de volgende gedragscode:

Bij Stek komt de klant op de eerste plaats behandelen we iedereen met respect zijn we eerlijk en positief werken we samen en ondersteunen we elkaar zijn alle medewerkers even belangrijk is er ruimte voor een lach en een traan gaan we voor kwaliteit!

Wat is ongewenst gedrag? Onder ongewenst gedrag wordt verstaan:  (Seksuele) intimidatie  Pesten  Agressie en geweld  Discriminatie Dit ongewenste gedrag kan zowel door collega’s als door buitenstaanders (bijvoorbeeld klanten, leveranciers, etc.) worden gepleegd. Door al deze vormen van ongewenst gedrag kan een onveilige, negatieve werksfeer ontstaan. De productiviteit kan teruglopen. De werknemer die te maken heeft met ongewenst gedrag, kan ziek of arbeidsongeschikt worden.

Wat betekent seksuele intimidatie? De officiële definitie van seksuele intimidatie is: Enige vorm van verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag met een seksuele lading dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van de persoon wordt aangetast, in het bijzonder wanneer een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende situatie wordt gecreëerd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:  dubbelzinnige opmerkingen,  pornografische afbeeldingen,  ongewenste handtastelijkheden of  (pogingen tot) aanranding en verkrachting. Wat valt er onder agressie en geweld? De officiële definitie van agressie en geweld is: Voorvallen waarbij een medewerker psychisch of fysiek wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen, onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van de arbeid. Naast fysiek geweld (slaan, schoppen, krabben, etc.) valt ook (uit)schelden onder agressie en geweld. Ook (dreigen met) bijvoorbeeld het ingooien van ramen of het bekrassen van een auto zijn vormen van agressie en geweld; ook als het dreigement niet daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Wat betekent pesten? De officiële definitie van pesten is: Alle vormen van intimiderend gedrag met een structureel karakter, van één of meer werknemers (collega’s, leidinggevenden) gericht tegen een werknemer of een groep werknemers die zich niet kan of kunnen verdedigen tegen dit gedrag. Er zijn vele redenen denkbaar waardoor iemand niet in staat is zich te verdedigen tegen pestgedrag. Een paar voorbeelden zijn: lichamelijk minder sterk zijn, minder sterk zijn met woorden, één tegen een grote groep, de pester heeft macht over het slachtoffer (bijvoorbeeld een leidinggevende). Bij pesten gaat het om vijandig, vernederend of intimiderend gedrag, dat steeds gericht is op dezelfde persoon. Het gebeurt vaak en gedurende lange tijd. Enkele vormen van pesten zijn:  sociale isolatie: bijvoorbeeld een bepaalde collega nooit vragen of hij/zij koffie wil en alle anderen wel of steeds weglopen als een bepaalde collega bij je aan tafel komt zitten;  het werken onaangenaam of onmogelijk maken voor een collega: bijvoorbeeld steeds de pen/telefoon van een bepaalde collega verstoppen;  bespotten: bijvoorbeeld steeds spottende bijnamen als rooie, dikke, etc. gebruiken;  roddelen (kwaad spreken). 4

Wat betekent discriminatie? De officiële definitie van discriminatie is: Direct onderscheid: Iemand wordt op een andere wijze behandeld dan een ander in een vergelijkbare situatie wordt, is of zou worden behandeld, op grond van:  godsdienst;  levensovertuiging;  politieke gezindheid;  ras;  geslacht;  nationaliteit;  seksuele geaardheid en gender;  burgerlijke staat;  leeftijd;  handicap of chronische ziekte. Indirect onderscheid: respectievelijk dat een ogenschijnlijk neutrale bepaling, maatstaf of handelwijze personen van een bepaalde godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, nationaliteit, burgerlijke staat, leeftijd, seksuele geaardheid, gender, dan wel met een handicap of chronische ziekte bijzonder treft. Wanneer er sprake is van directe discriminatie door personen onderling, kan een medewerker een beroep doen op de vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen. Wanneer er sprake is van indirecte discriminatie door beleid van de werkgever dan kan de medewerker zich wenden tot de ondernemingsraad of een extern meldpunt voor discriminatie. Een voorbeeld van indirecte discriminatie: de werkgever neemt in zijn beleid op dat interne vacatures alleen vervuld kunnen worden door medewerkers die geen gebruik meer maken van zwangerschapsverlof. In dat geval is er sprake van indirecte discriminatie op grond van geslacht en/of leeftijd. Vrouwen tot een bepaalde leeftijd komen door dit beleid niet in aanmerking voor vrijgekomen vacatures.

Een medewerker van Stek die slachtoffer is van ongewenst gedrag kan contact opnemen met een externe vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen en integriteit. Deze vertrouwenspersoon heeft geheimhoudingsplicht en neemt alleen actie als de melder dit wil. Leveranciers van Stek Stek maakt gebruik van leveranciers/(onder)aannemers vanwege hun kwalificaties en capaciteiten die voor de uitvoering nodig zijn. Waaronder hun reputatie en betrouwbaarheid. Als zij te maken krijgen met ongewenst gedrag melden zij dit bij hun contactpersoon binnen Stek.

Gedragscode internet, mail en social media (integraal onderdeel van de integriteitscode)

Datum: juli 2022 - revisie maart 2023 Opgesteld door: P&O Datum vastgesteld door MT:

Woonstichting Stek, gevestigd te Hillegom Gelet op:  Artikel 7:611 en 7:660 van het Burgerlijk Wetboek  Algemene Verordening Gegevensbescherming  Artikel 27 lid 1 sub k en l Wet op de ondernemingsraden Overwegende dat:  Stek en haar werknemers zich ten opzichte van elkaar gedragen als een goed werkgever en een goed werknemer (art. 7:611 BW).  Het gebruik van internet en e-mail voor (veel van) de werknemers binnen Stek noodzakelijk is om hun werk goed te kunnen doen.  Aan het gebruik van internet risico’s verbonden zijn die het nodig maken gedragsregels in te stellen.  Tegen de achtergrond van deze risico’s van de werknemers verantwoord gebruik van internet en email wordt verwacht.  Stek gerechtigd is tot het geven van voorschriften voor gebruik van internet en e-mail en het nemen van maatregelen ter bevordering van de goede orde in de onderneming (artikel 7:660 BW).  De onderhavige gedragscode voorschriften en maatregelen bevat zoals hiervoor genoemd.  Stek gerechtigd is persoonsgegevens te verwerken ten behoeve van de controle op de naleving van deze gedragscode.  Stek bij de controle de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokken werknemer(s) in acht neemt, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer (artikel 5 AVG). Heeft met instemming van de ondernemingsraad de volgende gedragscode vastgesteld: 1. Werkingssfeer Deze regeling is van toepassing op alle geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens van personen in dienst van of werkzaam voor Stek. 2. Uitgangspunten a) De controle op persoonsgegevens over e-mail- en internetgebruik vindt plaats binnen de kaders van de Algemene Verordening Gegevensbescherming(AVG). In deze wet wordt onder een persoonsgegeven verstaan: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; b) De controle op e-mail- en internetgebruik binnen Stek zal conform deze regeling worden uitgevoerd. Indien er zich situaties voordoen waarin deze regeling niet voorziet, zal conform het arbeidsrechtelijk kader, de AVG en de meest recente versie van het personeelshandboek m.b.t. AVG in overleg met de ondernemingsraad en de privacy officer gehandeld worden. c) Gestreefd wordt naar een goede balans tussen verantwoord e-mail- en internetgebruik en bescherming van de privacy van werknemers op de werkplek. d) Persoonsgegevens over e-mail- en internetgebruik worden niet langer bewaard dan noodzakelijk, met een maximum bewaartermijn van 6 maanden. e) De werkgever treft voorzieningen over de positie en integriteit van de systeembeheerder en/of afdeling systeembeheer en de controle daarop.

3. Doel a) Deze gedragscode bevat regels ten aanzien van verantwoord e-mail- en internetgebruik en over de wijze waarop controle op persoonsgegevens over e-mail- en internetgebruik plaatsvindt. b) De controle op persoonsgegevens over e-mail- en internetgebruik vindt plaats met als doel: • Voorkomen van negatieve publiciteit • Tegengaan van seksuele intimidatie • Controle op bedrijfsgeheimen • Systeem en netwerkbeveiliging • Kosten en capaciteitsbeheersing • Tegengaan van discriminatie 4. Zakelijk e-mailgebruik a) Het e-mailsysteem wordt aan de werknemer voor zakelijk gebruik beschikbaar gesteld. Gebruik is daarom verbonden aan taken die voortvloeien uit de functie. b) Beperkt persoonlijk gebruik van het e-mailsysteem is toegestaan, mits dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden en dit geen verboden gebruik in de zin van artikel 5 oplevert. c) Het emailadres is het digitale visitekaartje van de werknemer. Bij langdurige afwezigheid dient de werknemer gebruik te maken van de afwezigheidsassistent in het e-mailsysteem om de verstuurder van het bericht automatisch te attenderen op de afwezigheid. 5. Verboden e-mailgebruik a) Het is de werknemer niet toegestaan om het e-mailsysteem te gebruiken voor het verzenden van berichten met een pornografische, racistische, discriminerende, beledigende of aanstootgevende inhoud. b) Het is de werknemer niet toegestaan om het e-mailsysteem te gebruiken voor het verzenden van berichten met een (seksueel) intimiderende inhoud. c) Het is de werknemer niet toegestaan om het e-mailsysteem te gebruiken voor het verzenden van berichten die (kunnen) aanzetten tot haat en/of geweld. 6. Zakelijk internetgebruik a) Het internetsysteem wordt aan de werknemer voor zakelijk gebruik beschikbaar gesteld. Gebruik is daarom verbonden met taken die voortvloeien uit de functie. b) Beperkt persoonlijk gebruik van het internet is toegestaan als dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden en dit geen verboden gebruik in de zin van artikel 7 oplevert. 7. Verboden internet- en download gebruik a) Het is de werknemer niet toegestaan om op internet sites te bezoeken die pornografisch, racistisch, discriminerend, beledigend of aanstootgevend materiaal bevatten. Noch is het toegestaan dergelijk materiaal te downloaden b) Het is de werknemer niet toegestaan om zich ongeoorloofd toegang tot niet openbare bronnen op internet te verschaffen, of in strijd met de wet of onethisch handelen. c) Het is de werknemer niet toegestaan om software en applicaties te downloaden zonder uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van een medewerker van de afdeling I&A van Stek. 8. Richtlijnen gebruik social media a) Medewerkers en deelnemers delen kennis en andere waardevolle informatie mits die informatie niet vertrouwelijk is en Stek niet schaadt. Werknemers publiceren niet ongevraagd vertrouwelijke of

andere merkgebonden informatie. Voor het publiceren van gesprekken wordt eerst toestemming gevraagd aan de leidinggevende of de daarvoor verantwoordelijke afdeling of persoon. Medewerkers en deelnemers verstrekken alleen vertrouwelijke en/of schadelijke informatie over klanten, partners of leveranciers met hun goedkeuring. Hierin wordt geen onderscheid gemaakt tussen informatie over product, persoon of bedrijf. Medewerkers en deelnemers worden geacht extra voorzichtig te zijn bij het publiceren over, of in discussie gaan met, een klant of concurrent. Verkeerd opgevatte of slecht onderbouwde stukken, kunnen direct nadelige gevolgen hebben voor Stek. Stek ondersteunt de open dialoog en de uitwisseling van ideeën en het delen van kennis. Medewerkers en deelnemers die publiceren op een website (of andere sociale media) anders dan die van Stek over een onderwerp dat wel te maken kan hebben met Stek, maken kenbaar of zij op persoonlijke titel publiceren. Als werknemers namens Stek spreken, vermelden zij hun organisatie en functie. Bestuurders, managers, leidinggevenden en degene die namens de organisatie het beleid en de strategie uitdragen hebben een bijzondere verantwoordelijkheid bij het gebruik maken van social media. Op grond van hun positie moeten werknemers nagaan of zij op persoonlijke titel kunnen publiceren. Medewerkers zijn persoonlijk verantwoordelijk voor de inhoud die ze, voor zover dat niet tot hun functie behoort, publiceren op blogs, wiki’s, fora en andere media die gebaseerd zijn op usergenerated content. Zij zijn zich ervan bewust dat wat zij publiceren voor langere tijd openbaar zal zijn, met gevolgen voor hun privacy. Medewerkers en deelnemers worden dringend verzocht om, wanneer een online discussie dreigt te ontsporen, of in het ergste geval al helemaal ontspoord is, direct contact op met de verantwoordelijke afdeling/persoon en te overleggen over de te volgen strategie. Bij de geringste twijfel over een publicatie of over de raakvlakken met Stek is het verstandig contact te zoeken met je leidinggevende (medewerker) of loopbaanbegeleider (deelnemer) of de daarvoor verantwoordelijke afdeling/persoon.

9. Rechten van de werknemer e-mail en internetgebruik a) Stek informeert de werknemer voorafgaand aan de controle op persoonsgegevens over e-mail- en internetgebruik, over de doeleinden, de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij verkregen zijn en de inhoud van deze regeling. b) De werknemer kan zich tot de Privacy Officer van Stek wenden met het verzoek voor een volledig overzicht van zijn bewerkte persoonsgegevens. Het verzoek wordt binnen 4 weken beantwoord. c) De werknemer kan de Privacy Officer van Stek verzoeken zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift zijn. Het verzoek wordt binnen 4 weken beantwoord. 10. Rechten van de werkgever In gevallen waarbij de werknemer langdurig afwezig is en geen collega kan of wil machtigen om zijn/haar email af te handelen, dan heeft de werkgever het recht om zich toegang te verschaffen tot de postbus van de werknemer om zakelijke e-mail af te handelen. Er wordt in eerste instantie gekozen voor een tussenoplossing; de afdeling I&A koppelt een out of office reply aan een emailadres zonder dat er daadwerkelijk toegang gezocht wordt tot de persoonlijke mailbox. 11. Slotbepaling Stek kan deze gedragscode met instemming van de ondernemingsraad wijzigen of intrekken.